Como tornar suas planilhas menos coxas
As planilhas são coxas. Não há duas maneiras sobre isso. Nós, designers, detestamos planilhas porque são um exemplo brilhante de dados chatos, apresentados de maneira chata.
Infelizmente para os designers, as planilhas são um mal necessário e podem até ser chamadas de uma ferramenta excelente e essencial no mundo dos negócios. Hoje vamos ver como melhorar a estética e a legibilidade de suas planilhas com alguns princípios de design super básicos que literalmente qualquer pessoa pode seguir. Vamos começar!
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O documento inicial
Para começar, precisaremos de uma planilha real. Aqui está um com quase zero de formatação. Há um monte de dados inseridos e organizados em seções, mas pouco mais foi feito.
Corrija seu alinhamento
Como aponto em quase todas as nossas discussões de design, a tendência aqui será alinhar centralmente todas ou muitas das colunas, como no exemplo acima. Por alguma razão, temos em mente que um alinhamento centralizado facilita a leitura dos dados.
Na realidade, as colunas de dados alinhadas ao centro fazem seus olhos seguirem uma margem irregular e, portanto, tendem a demorar mais para ler devido ao aumento do movimento (sutil, mas presente).
Para resolver esse problema, vamos dar a todos os dados um forte alinhamento à esquerda. Isso pode parecer chato (não é isso que estamos tentando evitar?), Mas confie em mim, torna o documento muito mais atraente e fácil de usar.
Criar cabeçalhos limpos
Nossa planilha inicial já deu um passo significativo na criação de cabeçalhos que se destacam ao formatar os cabeçalhos em todas as maiúsculas. Embora isso não seja de forma alguma uma necessidade, ele os ajuda a se destacar claramente do restante do conteúdo.
No entanto, precisamos levar esse princípio um pouco mais longe para que ele seja realmente eficaz. Se você olhar ao redor da imagem acima, notará que o texto ainda parece basicamente o mesmo. Você provavelmente saberá intuitivamente como consertar isso, mas verifique se todas as etapas que você executa no design de um documento são intencionais com lógica clara.
Como você provavelmente adivinhou, vamos querer colocar os cabeçalhos em negrito. Essa é uma maneira rápida e fácil de garantir que seus cabeçalhos recebam a atenção que merecem.
Lembre-se de não enlouquecer com o negrito, agora que você transformou o texto em negrito no principal diferencial dos cabeçalhos; o excesso de negrito causará confusão visual. Se você tentar tornar tudo especial, nada será especial.
Use cores para o bem e não para o mal
Adicionar cor é fácil e divertido, certo? Você não pode dar errado com um pouco de cor! Adivinhe de novo. No outro dia, vi uma planilha real que usava cores semelhantes à abaixo.
Pode ser difícil para muitos aceitarem isso, mas isso é feio. E não quero dizer que esteja um pouco ocupado demais, quero dizer irreparavelmente, faz seus olhos sangrarem feios. Se você acabar com algo que lembra vagamente a planilha acima, apague tudo e comece de novo porque falhou.
A chave para usar cores em uma planilha é usar a restrição. Não aja como uma criança que acabou de receber seu primeiro conjunto de tintas. Em vez disso, pense sobre onde as cores realmente melhorarão a legibilidade do documento. No nosso caso, lembre-se de que estamos focando nos cabeçalhos. Este é um lugar natural para começar com a cor.
Veja o quanto os cabeçalhos realmente chamam sua atenção agora? Esse pouco de cor melhorou bastante a velocidade com a qual você pode digitalizar o documento, porque agora cada seção está claramente definida.
Zebra Striping
O striping da zebra é outra ferramenta incrivelmente útil que pode arruinar facilmente um documento nas mãos erradas. A razão pela qual implementamos isso é porque esses números à direita não são muito fáceis de conectar com as categorias à esquerda. Seus olhos precisam percorrer muitos espaços em branco e podem facilmente se perder e se contentar com o número errado.
Confira o quanto isso é aprimorado com algumas listras simples.
Agora é muito mais fácil conectar esses números distantes à categoria apropriada. Observe como as listras são sutis. Se eu os tivesse tornado mais sombrios, eles começariam a competir com os cabeçalhos por destaque visual. Além disso, um pouco de contraste é bom se colocado nos lugares certos; muito contraste em toda a página pode causar ferimentos nos olhos.
Quarto para respirar
Uma tendência que vejo em muitas planilhas é formatar as células para que elas sejam grandes o suficiente para caber no conteúdo e não uma fração de polegada maior. A lógica faz sentido, você está tentando colocar muitas informações em um espaço pequeno para economizar papel, rolagem etc.
Ao tentar economizar espaço, muitas vezes você sacrifica grande parte da atratividade do design. Não tenha medo de um pouco de espaço em branco, tanto em altura quanto em largura. Atualmente, muitas planilhas permanecem puramente digitais e nunca são impressas, portanto o argumento do papel nem sempre se aplica.
A única diferença entre a planilha acima e a abaixo é que adicionei alguma altura e largura às células. Se você olhar rapidamente para cada um deles, não poderá deixar de sentir que a folha superior parece um pouco desleixada e pouco profissional, enquanto a folha inferior é agradável e limpa.
Quebrar fora da planilha
Lembra do que eu disse no começo do artigo? As planilhas são chatas. Mesmo com todos os pequenos ajustes que fizemos, você ainda tem uma página grande e chata, cheia de números.
Se você estiver enviando um relatório ao seu chefe, cliente ou professor e entregar uma planilha simples, não há muito o que impressionar fora da sua formatação (e do seu trabalho, é claro). No entanto, é melhor causar uma ótima impressão logo de cara, assim que a pessoa vê o documento. De volta à faculdade, não posso dizer quantos professores da minha escola de negócios escreveram "Parece incrível!" em um relatório que entreguei simplesmente porque dei um passo além de todas as pessoas que entregaram um documento simples.
A melhor maneira que encontrei para corrigir uma planilha é matá-la. O que quero dizer com isso é usar planilhas mais como uma maneira rápida e fácil de formatar uma tabela sofisticada e menos um produto final. Concedido, se você precisar atualizar constantemente os números em uma planilha cheia de fórmulas, precisará manter a planilha. Na maioria das outras circunstâncias, você pode melhorar bastante o seu produto final fazendo algo assim:
De repente, nossos dados chatos parecem fantásticos! A razão para isso é que não estamos sobrecarregados com a grade gigante de dados sem fim, mas sim com blocos gerenciáveis de informações claramente separadas e de fácil leitura.
Este documento parece muito melhor do que a planilha original que seu chefe sem dúvida faria uma promoção e um aumento nas suas habilidades de design deslumbrantes. Ok, provavelmente não. Na verdade, isso só pode resultar em você ficar permanentemente preso ao trabalho de consertar as planilhas de todos os outros!
Conclusão
Resumindo, todos no mundo profissional tiveram sua parcela justa de folhas de cálculo coxas e difíceis de ler. Seu trabalho a partir de agora é sempre considerar como você pode melhorar a funcionalidade e a estética de seus documentos.
Lembre-se de observar seus alinhamentos, criar cabeçalhos claros, usar cores de maneira inteligente e seletiva, considerar o uso de faixas sutis da zebra e sempre interromper a planilha para o produto final (quando você puder).
Deixe um comentário abaixo e conte-nos os truques que você usa para melhorar suas planilhas. Ainda há muitos itens para você discutir e tentar: destacar células importantes, fontes variadas, diferenciar sua primeira coluna e muito mais.
