Citação do robô 2: a criação de propostas impressionantes de clientes ficou ainda mais fácil

Como designer ou desenvolvedor, a papelada é provavelmente um mal necessário, não algo que você particularmente goste. Tarefas como criar e gerenciar cotações de clientes e enviar faturas podem ser irritantes ou até intimidadoras.

Felizmente, o QuoteRobot está aqui para agilizar o processo para você. Demos uma olhada neste ótimo aplicativo quando ele foi lançado, mas agora ele foi completamente revisado para a versão dois; portanto, é hora de darmos outra olhada!

Configuração da conta

Neste artigo, vou fazer um tour de primeira classe pelo QuoteRobot. Começaremos do início com a configuração da conta e continuaremos com a criação de cotações e faturas.

O primeiro passo neste processo é obviamente criar uma conta. Isto é bastante simples. Você não precisa de um cartão de crédito para se inscrever (há uma avaliação gratuita de 30 dias), apenas um nome, local e taxa horária, que podem ser alterados posteriormente.

Ao se inscrever, você tem a opção de importar dados (incluindo clientes) do Harvest ou FreshBooks. Se você já passou um bom tempo se instalando em um desses sistemas, esse é um ótimo recurso que realmente simplifica o processo de inicialização.

Todos nós terminamos o processo de inscrição, mas antes de prosseguir, recebemos um link de compartilhamento que nos dá meses de uso gratuito. Se você se inscrever neste serviço, será ótimo obter um mês grátis de vez em quando quando um amigo se inscrever.

Criando uma cotação

A configuração da conta foi fácil, mas agora é hora de realmente analisar e verificar o processo de criação de cotações. Alerta de spoiler: é tão fácil quanto o último passo. O QuoteRobot torna tudo tão fácil quanto preencher alguns formulários da web. Antes que você perceba, você tem ótimas cotações e faturas prontas para enviar aos clientes. Vamos começar.

Etapa 1. Adicione um cliente

O primeiro passo para criar uma cotação é garantir que você tenha um cliente. Adicionar um é fácil, basta ir em "Clientes" na barra lateral e inserir algumas informações básicas. São necessários apenas quatro campos para criar um cliente, para que você esteja em funcionamento rapidamente.

Etapa 2. Escolha um cliente

Agora que temos um cliente para trabalhar, volte para a guia de cotação e escolha esse cliente no menu suspenso. A partir daqui, clique no botão "Next Step".

Etapa 3. Adicionar páginas

O lado direito da tela deve se expandir para mostrar um menu cheio de páginas possíveis. Estas são as peças individuais que compõem uma cotação e podemos adicioná-las à vontade com um clique. Vou analisar cada um deles para que você possa ver o que eles fazem.

Etapa 4. Página de título

Para a página de título, tudo o que você precisa fazer é inserir um título do projeto, o restante do design e conteúdo da página é resolvido automaticamente. Se você não gostar do texto inserido automaticamente, poderá personalizá-lo nas suas configurações.

Etapa 5. Página de Texto

A próxima página disponível é uma página de texto simples. Você pode usar isso para o que quiser, mas geralmente é onde você coloca coisas como a descrição do projeto, o escopo e os termos do contrato.

Como você pode ver na imagem acima, todas as suas páginas aparecem como módulos que aparecem em uma boa lista vertical. Criar e editar cotações de clientes é tão fácil quanto rolar e preencher os formulários; na verdade, nunca é mais complicado do que isso.

Etapa 6. Linha do tempo

O próximo passo é a linha do tempo do projeto. Esse é o meu recurso favorito do QuoteRobot, pois é a parte que eu provavelmente perderia mais tempo construindo sozinho. Aqui, você insere o comprimento da linha do tempo e configura marcos e pontos de pagamento opcionais.

Etapa 7. Citação

Esta é a página em que você divide as partes individuais do projeto, quanto tempo elas levarão e quanto custarão. Os designers são famosos por comunicar efetivamente aos clientes o quão grandes e dispendiosos são os projetos antes do início do trabalho. Essa ferramenta simples ajudará você a fornecer exatamente a seus clientes o que eles precisam saber com antecedência.

Isso protege você e seu cliente. Mais tarde, quando chegar a hora de fazer uma verificação, o cliente não pode dizer que não entendeu o que estava envolvido ou o que custaria. Está tudo bem definido aqui e o trabalho não começa até que eles cliquem no botão "aprovar".

Etapa 8. Visualizar e baixar

Quando terminar de adicionar páginas e preencher os formulários, você estará pronto para visualizar, baixar e / ou enviar sua cotação final. Se você clicar no botão de pequenos olhos na parte superior da tela, verá a visualização final gerada de toda a cotação de várias páginas.

Download : Clique aqui para baixar uma amostra de cotação.

Como você pode ver, as informações que você coloca nos formulários foram automaticamente formatadas em um bom layout. Dessa forma, você gasta seu tempo apenas para acertar os detalhes, em vez de perder um dia inteiro criando algo que parece apresentável.

Se você quiser ver o relatório de amostra final que eu criei, faça o download do PDF clicando no link acima.

Etapa 9. Aprovação do cliente

Se sua cotação final é do seu agrado, é hora de enviá-la ao cliente. Basta clicar no botão "Enviar" e seu cliente receberá um email com um link para visualizar a cotação on-line e fazer o download de um PDF.

Como você pode ver, o cliente terá duas opções em resposta à cotação: aprovar ou negar. Novamente, isso garante duplamente que você não comece a trabalhar até que seus clientes dêem o aval para os detalhes e o custo do projeto.

Etapa 10. Faturamento

O QuoteRobot não o deixa à deriva após a cotação. Ele vê tudo até o fim, oferecendo também a funcionalidade da fatura. Quando um projeto é concluído, tudo o que você precisa fazer é clicar na guia Fatura, escolher uma cotação e ela será automaticamente convertida em uma fatura para enviar ao cliente.

Como é?

Eu realmente amei o QuoteRobot da última vez que o analisamos, e ele ficou muito melhor desde então. Para iniciantes, o design da interface do usuário de todo o aplicativo melhorou drasticamente. Eu amo como tudo parece elegante. Também é super fácil de encontrar.

Um fluxo de trabalho simplificado

A versão anterior tinha uma espécie de interface de arrastar e soltar para criar suas cotações. Isso foi legal, mas foi mais trabalhoso e honestamente, muito desse trabalho foi supérfluo. Esta nova versão eliminou todos os componentes desnecessários, para que você possa passar rapidamente pela criação de cotações em minutos.

Eu realmente aprecio a iniciativa envolvida em repensar completamente este aplicativo para ser ainda melhor, mesmo quando na superfície parecia que as coisas estavam sendo arrancadas.

Vale US $ 10 / mês?

"É hora de substituir a comunicação por e-mail dispersa e as chamadas telefônicas por um processo de aprovação de cotação de grandes clientes."

Pelo valor nominal, vou adiante e digo que a funcionalidade do aplicativo merece o preço. Não é apenas um assistente para a criação de papelada, é um sistema completo de gerenciamento de cotações e faturas que o ajudará a manter o controle das coisas a longo prazo (com estatísticas e relatórios para ajudar a acompanhar seu sucesso).

Agora, se você precisa ou não disso, depende de quem você é e do que faz. Se você estiver enviando uma ou duas cotações por ano, talvez isso não seja o seu caso. No entanto, se você estiver gastando uma quantidade significativa de tempo na papelada, o QuoteRobot pode simplificar dramaticamente sua vida.

Além disso, acho que há um mercado enorme aqui para designers e desenvolvedores que estão em um local em que estão voando sozinhos, administrando uma empresa pelo assento da calça sem nenhum tipo de sistema oficial para rastrear e gerenciar o aspecto comercial. Se este é você, você definitivamente deve procurar no QuoteRobot.

É hora de substituir a comunicação por e-mail dispersa e as chamadas telefônicas por um processo de aprovação de cotação de grandes clientes, e é a maneira mais fácil que eu conheço para você se concentrar no que isso envolve.

Feedback: Mais Temas

No geral, não tenho nenhuma reclamação importante sobre o QuoteRobot. Eu passei pelo ritmo e ele teve um bom desempenho em todas as frentes, sem problemas. A única coisa que me decepcionou foi a falta de uma galeria de temas adequada. Adoro o fato de poder criar e enviar meus próprios temas, mas acho que por US $ 10 / mês, devo escolher pelo menos cinco temas de design pré-criados diferentes para escolher (isso deve ser tão fácil quanto um clique ou dois) . O tema padrão é bom o suficiente para que eu não me importe em usá-lo, mas, como os designers são um grande alvo para este produto, algumas variações podem ajudar bastante.

Vá experimentá-lo!

Existem inúmeras aplicações de faturamento na Web, mas o QuoteRobot é o único que eu já experimentei que ajuda muito antes do início da etapa de faturamento. Acho que esse aplicativo tem um objetivo principal: facilitar o gerenciamento de propostas. Definitivamente, isso é bem-sucedido. O processo é deliciosamente simples.

Se você estiver interessado, consulte o QuoteRobot você mesmo com a avaliação gratuita. Só vai demorar um segundo e eu realmente acho que você vai gostar do que vê.