Criando uma fatura bem projetada: passo a passo
A papelada chata é um dos males necessários para ser um designer freelancer.
Simplesmente não há maneira de contornar isso, se você deseja rastrear e gerenciar pagamentos de clientes, precisará configurar um sistema de faturamento. Mas nem tudo são más notícias; a parte divertida é que você realmente cria uma fatura personalizada.
Hoje, descreveremos uma fatura do zero. Serei o mais detalhado possível e incluirei tudo o que você precisa saber, desde o básico absoluto até os recursos avançados e até um pouco da teoria do design.
O básico
Vamos começar com a estrutura vazia. Primeiro, sua fatura deve caber em uma folha de papel padrão (8, 5 "x 11" ou vice-versa) para que o cliente possa imprimi-la sem problemas. As probabilidades são de que eles o mantenham digitais, mas por uma questão de conveniência, é melhor seguir o formato de letra padrão.
Em seguida, deve incluir seu nome (ou nome da empresa) e informações básicas de contato. Você precisará ser completo e incluir seu endereço físico, endereço de e-mail, número de telefone e qualquer outra coisa relevante. A menos que você tenha um bom motivo para ocultar alguma dessas informações de um cliente, todas elas devem estar disponíveis para fins de contabilidade e registro (para benefício deles, não para o seu).
Você também deve incluir a data da fatura e o número da fatura. Não é necessário criar um número de fatura, mas é útil tanto para o seu sistema quanto para o sistema de arquivos do seu cliente. Você decide como criar um sistema de numeração de faturas. Pode ser simplesmente a data reduzida para números ou um registro básico (001, 002, 003 ... 110, 111, 112) do número de faturas que você enviou naquele ano.
Transmitir sua marca e estilo
Obviamente, como você é um designer, você deve projetar sua fatura para se adequar à sua marca pessoal ou corporativa. O objetivo principal é torná-lo funcional, mas um objetivo secundário importante é torná-lo atraente.
A decisão de como você aplica sua marca específica é sua. Sugiro que você se inspire em algo que você já criou, como um site, papel timbrado ou cartão de visita. Usei o site Design Shack como ponto de partida para inspiração de cores e escolha de fonte e criei o seguinte cabeçalho:
É simples, mas faz o trabalho e transmite definitivamente a aparência clássica e antiga do nosso site. Para adicionar um pouco mais de estilo, joguei um vetor swirly no canto inferior direito. É funcionalmente supérfluo, mas adiciona um pouco de diversão ao produto final sem desviar muito o conteúdo principal. Observe que reduzi a transparência em uma quantidade razoável para que ela não se destaque muito.
Grade legível
Em seguida, você precisa de uma área para listar o que está cobrando do cliente. Mesmo se você estiver cobrando por um único projeto, divida seu tempo em seções para que seu cliente possa ver claramente o que está sendo pago para fazer. Às vezes, um único número de item com um total fará com que você receba uma ligação indignada de um cliente exigindo saber por que ele está pagando tanto. É muito mais provável que o total seja aceito se você deixar extremamente claro quanto trabalho você fez.
O objetivo aqui é informações claras e legíveis. Eu recomendo usar faixas de zebra ou uma grade visível para aumentar a legibilidade. Para obter mais inspiração em grades legíveis, confira nosso post sobre a criação de tabelas fantásticas.
Abra espaço para descrições detalhadas
Geralmente, a solução da grade acima é um passo na direção certa, mas não é suficiente. Alguns designers e / ou clientes preferem uma descrição detalhada de cada item de linha. Nesses casos, basta construir em uma linha entre cada item com uma altura extra. No exemplo abaixo, decidi manter o método de distribuição de zebra e recuar a cópia da descrição para manter o contraste entre os dois.
Observe que também adicionei um total grande e arrojado. Esse número provavelmente será a informação mais importante para o remetente e o destinatário da fatura. Consequentemente, não adianta escondê-lo. Destaque-o para que o leitor possa vê-lo rapidamente.
Prazo para pagamento
Este é importante. Alguns podem ver um prazo de pagamento em uma fatura de design como presunçoso ou rude, mas considero necessário se você estiver cobrando um cliente com o qual não trabalhou muito no passado. Você é um profissional e não deve deixar ninguém tratar o seu caso contrário. Se você fez o trabalho de forma satisfatória, merece o respeito de uma data de pagamento definida. Na maioria dos casos, o designer recebe um prazo para a obra de arte e, portanto, é completamente razoável dar ao cliente um prazo para pagamento. Apenas certifique-se de que isso não seja uma surpresa para eles. Você deve configurar uma diretriz padrão, como "todos os pagamentos devidos dentro de uma semana a partir da data em que a fatura é recebida" e apresentar essas informações ao cliente antes de iniciar qualquer trabalho.
Novamente, adotei um elemento de design simples, mas o deixei ousado o suficiente para se destacar. Você não quer que isso se misture muito, dando a alguém uma boa desculpa para dizer que não o viu.
Tornar as condições de pagamento claras
Juntamente com a data de vencimento do pagamento, você deve incluir todos os requisitos específicos que tiver em relação ao pagamento. Isso inclui qualquer texto geral para reforçar a data de vencimento, suas formas de pagamento preferidas e aceitas, sua política em relação a cheques devolvidos etc.
O que você coloca aqui é inteiramente sua. Você quer ser breve, mas completo o suficiente para garantir que esteja coberto no caso de uma discussão ou situação indesejável. À medida que lida com mais e mais clientes, você deve revisar esta seção para se ajustar aos cenários com que se depara com frequência.
Eu também incluí uma área amigável e informal para assinar. É um ótimo local para anotações sobre trabalhos específicos, etc. As faturas podem ser um pouco frias e informais, não tenha medo de infundir um pouco de amizade pessoal.
Projeto concluído
É tudo o que há para isso. Você terá, sem dúvida, algumas áreas de informações personalizadas para incluir, mas que cobrem praticamente sua fatura de design típica. Confira o produto acabado abaixo.
Um pouco de teoria do design
Estruturei o design da fatura de maneira muito deliberada, a fim de influenciar o leitor. Há três informações principais que queremos que o cliente observe: de quem é, quando é devido e quanto custa. Todo o resto certamente ainda é importante, mas, em última análise, secundário a essas informações importantes. Veja abaixo a consistência do design que usei para realizar uma hierarquia visual.
Para os itens importantes, usei uma cor consistente que contrasta muito bem com o plano de fundo e ampliei / coloquei em negrito esses elementos para que eles se destacem de todo o resto da página. Dessa forma, o leitor capta esses três bits de informação, mesmo que apenas vasculhe a página por um minuto. Tente olhar para o design final acima sem ler intencionalmente nada. Observe que, mesmo quando seus olhos percorrem a página, eles são instintivamente atraídos pelos elementos com maior contraste.
Acessibilidade
Uma nota final sobre o design. Observe que ele é otimizado para impressão além do requisito de tamanho mencionado anteriormente. Se você imprimir esta fatura em uma simples impressora a laser em preto e branco, ela deverá ficar bem. Todas as informações manterão sua legibilidade e a hierarquia visual não será comprometida. Além disso, como não há preenchimentos escuros maiores que o logotipo do cabeçalho, ele deve usar uma quantidade mínima de toner.
Outra coisa importante a considerar é o tamanho e o formato do arquivo. Você deseja salvá-lo em um formato amplamente aceito, como .pdf ou .doc, e observe-o para manter o mínimo de algumas centenas de KBs (quanto menor, melhor). Isso garante que o arquivo não seja bloqueado por nenhum servidor de email exigente e possa ser recebido facilmente por alguém com uma conexão à Internet menos do que estelar.
Estes podem parecer detalhes insignificantes, mas as pequenas coisas desempenham um grande papel na percepção do documento por outros. Uma boa fatura é aquela que não o transforma em suporte técnico para quem tenta recebê-la.
Mais ideias de recursos
Para encerrar nossa discussão sobre recursos úteis, veja mais alguns que você pode querer incluir:
- Totais automáticos: crie sua fatura no Excel ou no Numbers e configure fórmulas para fazer toda a matemática irritante para você!
- PDF interativo: é possível fazer muito com um PDF para torná-lo mais interativo, mas é melhor mantê-lo limitado aos recursos que podem ser usados pela maioria dos leitores, como converter qualquer email ou web endereçado em links ao vivo (clicável)
- Integração com o PayPal: coloque-o on-line e inclua um botão do PayPal para facilitar a conexão dos clientes ao serviço e o envio de dinheiro.
Aplicativos de faturamento
Você não quer se incomodar em criar suas próprias faturas? Confira estes artigos em aplicativos da Web que ajudarão você a fazer o trabalho.
- Seis revisões: 20 ferramentas de faturamento para web designers
- 1st Web Designer: 5 ótimas ferramentas gratuitas para suas necessidades de faturamento
- Revista Tripwire: mais de 30 ferramentas essenciais de freelancer para rastreamento de despesas, cobrança e faturamento
Mostre-me o seu
Para resumir, uma fatura bem projetada deve se concentrar em três aspectos principais: de quem é, quando é devido e quanto custa. Também não se esqueça de especificar seu trabalho e fornecer descrições completas para evitar qualquer confusão. Por fim, dê um pouco de sua própria personalidade sem distrair muito o conteúdo principal.
Agora que você viu minha tentativa de uma fatura decente, informe-nos o que você faria para torná-la ainda melhor. Melhor ainda, inclua um link para sua própria fatura e conte-nos sobre os principais recursos.
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