Como realizar uma reunião que deixa todo mundo animado com o design
A temida reunião de lançamento do projeto. Está no seu calendário. Você não pode evitá-lo. Mas você pode torná-lo um evento mais memorável que ajuda a gerar criatividade entre os membros da sua equipe.
O início de cada projeto deve ser marcado com entusiasmo e antecipação. É o momento em que você e sua equipe aprendem sobre um novo cliente ou idéia e realmente voltam aos conceitos básicos de brainstorming e geração de idéias. Pode e deve ser uma das partes mais importantes de um projeto de design e precisa ser tudo menos chato.
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Desenvolver um plano pré-reunião
Uma boa reunião começa nas fases de planejamento. Você precisa coletar materiais de design e preparar um pacote de informações para a equipe. Também é uma boa ideia enviar informações de design antes da reunião para que os designers possam começar a pensar sobre o projeto.
Aqui estão dez considerações pré-reunião para se pensar:
- Tamanho da equipe
- Prepare um breve esboço do projeto (um parágrafo ou três pontos) com base nas necessidades do cliente
- Delinear as metas e o cronograma do projeto
- Realizar entrevistas com o cliente
- Mostrar produtos ou visão atuais
- Desenvolva um esboço ou plano aproximado
- Crie uma lista de produtos desejados
- Determinar fatores de sucesso
- Entenda as especificações ou necessidades técnicas
- Crie uma agenda de reuniões
Crie o ambiente certo. Reorganize os móveis da sala de reuniões para que as pessoas fiquem sentadas frente a frente; evite um layout no estilo de auditório. Considere decorações ou música ou outros elementos que não são a norma. Elementos de surpresa podem envolver uma equipe rapidamente e mudar suas percepções sobre o que "uma reunião deveria ser".
Defina o tom certo para o pontapé inicial
O tom da reunião de lançamento deve refletir o tom do projeto, para que a reunião coloque a equipe na mentalidade certa. A reunião também deve ser planejada para promover o pensamento criativo e pode não ser melhor conduzida em uma mesa da sala de reuniões.
Divida a reunião em várias partes:
- Introdução
- Debate
- Atividade
- Sessão de perguntas e respostas
- Debate
- Trabalhos de casa e tarefas
- Definir acompanhamento
O Usabilty.gov possui um ótimo conjunto de diretrizes de perguntas criadas para criar projetos digitais, mas pode ser ajustado para praticamente qualquer objetivo de design. Lembre-se de que o objetivo da reunião inicial é criar uma equipe empolgada com um projeto e que tenha uma ideia comum dos objetivos, resultados e visão para o sucesso.
Forneça informações úteis, mas não exageradas
Se a sua reunião é um local para distribuir e ler um resumo do projeto, é improvável que você tenha a emoção e as idéias que antecipa. A reunião funcionará melhor se as informações forem divididas em partes pequenas e utilizáveis. Guarde uma documentação enorme para depois da reunião.
Então, que tipos de informações a equipe precisa na reunião de início para começar? Em poucas palavras, eles precisam de recursos visuais. Lembre-se da filosofia "mostrar, não contar, ". Esta é uma equipe de design. Mostre ao cliente. Mostre o projeto. Mostre a competição. Depois, peça à equipe que mostre suas idéias iniciais.
Planejar uma atividade
Sentado ao redor de uma mesa não é minha idéia de como começar a pensar de forma criativa. Ajuda a se mexer ou pensar de maneiras alternativas.
Uma atividade ou jogo planejado pode ser a idéia certa para ajudar a envolver os músculos do pensamento. E você pode abordá-lo de duas maneiras:
- Como atividade relacionada ao projeto
- Como uma atividade não relacionada, projetada para limpar a paleta do criativo
Qualquer uma das opções pode ser uma maneira eficaz de ajudar a motivar uma equipe e ajudá-los a começar a funcionar como um grupo. (Isso pode ser especialmente importante para indivíduos que podem não ter trabalhado juntos no passado.)
Três idéias para atividades relacionadas ao projeto:
- Crie um mapa conceitual para descrever como é o projeto e como ele será desenvolvido. Dê um toque divertido à atividade, como fazer um mapa sem palavras, para que os esboços se reúnam de uma maneira incomum ou interessante.
- Faça uma classificação de cartão de priorização. Dê a todos uma pilha de fichas e anote quais elementos do projeto são mais importantes. Em seguida, organize os cartões por prioridade.
- Crie uma verificação visual do intestino. Mostrar imagens do projeto atual e projetos ou concorrentes similares. Com apenas uma olhada, peça aos membros da equipe que observem como a imagem os faz sentir em uma palavra. As imagens com a conexão de associações de palavras ao projeto podem ser um trampolim para discussão sobre como proceder.
Três títulos de livros repletos de ótimas idéias para atividades criativas ou brainstorming com um grupo:
- “Cafeína para a equipe criativa”, de Stefan Mamaw (um dos meus favoritos!)
- “Bolsa Criativa: Desafios Inspiradores para Artistas, Ilustradores e Designers” de Ethan Bodnar
- “Workshop Criativo: 80 Desafios para Aprimorar Suas Habilidades de Design”, de David Sherwin
Definir um cronômetro
Reuniões como essa podem ser longas e consumir rapidamente. Traga um cronômetro e mantenha a agenda e as tarefas em mãos.
A duração exata de uma reunião de kickoff pode variar de acordo com sua equipe ou projeto. Algumas empresas têm um plano de kickoff de um dia para grandes projetos, com grupos menores entrando e saindo do evento de festa. Outras reuniões são estruturadas como sessões de trabalho mais curtas (pense em 1 a 2 horas), onde o planejamento inicial de um projeto ocorre.
Prepare um take-away sólido
Os designers precisam sair da sala de reuniões com algo para fazer e um esboço de onde ir. (Lembre-se de que esta reunião os preparou para o projeto em questão.)
Certifique-se de que sua equipe tenha tudo o que precisa para começar quando a reunião terminar. (Pense nas considerações anteriores à reunião.) Gosto de preparar um kit de ferramentas de designer para cada designer. Hoje em dia, o kit de ferramentas é realmente um pen drive, enquanto no passado poderia ter sido uma pasta cheia de guloseimas.
O kit deve conter o seguinte:
- Parâmetros de design e estilo, como paleta de cores e fontes, uso de estilo e diretrizes de marca.
- Resumo do projeto e escopo do projeto.
- Prazos e atribuições de tarefas.
- Imagens, logotipos ou outros materiais.
- Exemplos de pacote de design e materiais ou site atual.
- Imagens que o cliente gosta ou anotou para o projeto.
- Lista de contatos e deveres para a equipe do projeto.
Conclusão
O planejamento de uma reunião deve usar o mesmo pensamento criativo necessário para criar um ótimo projeto. Pense fora da caixa de reunião para ajudar sua equipe a se reunir para algo que possa interessar-se.
Mesmo algo tão simples como reorganizar a sala ou uma decoração inesperada pode ajudar a envolver as pessoas em uma reunião. Seja criativo e boa sorte!
Fotos de Stock Cortesia do mercado criativo .
