30 dicas para ser mais produtivo em 30 dias

/2017-11-13 01:51:48/
Jacorian
/O negócio/

Se você trabalha sozinho ou como parte de uma grande equipe, todos estão procurando maneiras de aumentar a produtividade. Você se sentirá menos estressado e fará mais a cada dia. Vamos ver o quanto você pode mudar em 30 dias - você ficará surpreso.

Então como você faz isso? Primeiro, mudar qualquer hábito requer prática. Fazer algo uma vez não faz parte de uma nova rotina. Você tem que fazer isso repetidamente; faça parte de quem você é. Aqui, temos 30 dicas para ajudar você a ser mais produtivo daqui a 30 dias.

Você não vai fazer todas essas coisas ao mesmo tempo. Comece com uma ou duas, depois que elas fizerem parte da sua rotina incorporada, adicione outra alteração e construa lentamente até sentir o seu eu mais produtivo. Boa sorte!

1. Comece todos os dias com um plano

Entrar no escritório todos os dias sem rumo não fará nada para deixar você com vontade de trabalhar. Você deve começar todos os dias com um plano de ação.

Escreva uma lista do que você deseja realizar hoje. (Alguns acham preferível escrever a lista na noite anterior.) Inclua tarefas que você possa executar com eficiência, bem como projetos mais complexos.

Seja realista sobre o tempo. Não arrume sua lista de tarefas, se você tiver um dia cheio de reuniões. Você fará mais se a lista for factível e não for intimidadora ou esmagadora.

2. Levante-se mais cedo

Por que você está sempre correndo com o cabelo pegando fogo? Resolva a sensação de chegar atrasado, acertando o relógio um pouco antes.

Nem todo mundo está conectado para começar o dia às 5 da manhã, mas provavelmente você pode se levantar alguns minutos antes. Comece por não pressionar o botão de soneca. Levante-se imediatamente quando o alarme disparar. Esses nove minutos extras de sono interrompido fazem você se sentir tonto (e atrapalha o resto de seu parceiro ou colegas de casa).

3. Exercite-se

A atividade física pode torná-lo mais produtivo e energético ao longo do dia, não apenas durante os períodos de exercício. E é apoiado pela ciência.

Encontre uma atividade que você goste - ande de bicicleta, corra ou caminhe, vá para a academia - e você colherá as recompensas desse treino o dia inteiro. Embora exista alguma evidência científica de que a maioria das pessoas se beneficia do suor matinal, você obterá o benefício que estimula o cérebro, não importa quando se exercite.

Coloque-o no seu calendário, se necessário.

4. Tenha um tipo de letra preferencial (ou 10)

Um dos maiores tempos de design pode ser a procura de um tipo de letra. Para clientes que não acessam você com uma paleta de tipos, inicie o processo de design com um tipo de letra usado.

Tenha uma paleta sólida de famílias e estilos de tipos que você pode criar para criar um clima ou sensação para o design sem vasculhar as fontes por horas. A maioria dos clientes pode ver as nuances entre duas opções redondas sem serifa, inicie com as opções para saber se você está na mesma página quando se trata de digitar construção e hierarquia.

Em seguida, você pode vasculhar as opções de texto posteriormente (se tiver tempo ou vontade de alterar os tipos de letra posteriormente).

5. Experimente construtores de sites

Você não precisa iniciar todos os projetos do site a partir do zero. Considere usar um construtor de sites para certos tipos de projetos:

Sites ou blogs pessoais
Criação de site simples ou de página única
Sites de empresas iniciantes com pequenos orçamentos
Sites com necessidades simples de comércio eletrônico (apenas alguns produtos)

Aqui está outra economia de tempo: há muitos criadores de sites para escolher. O Hosting Facts tem um resumo e uma revisão das dez principais opções de criação de sites.

6. Crie um espaço de trabalho dedicado

Freelancers: Você ainda está trabalhando na mesa da cozinha? Ou carregando seu laptop de cafeteria para cafeteria? Você precisa de um espaço de trabalho dedicado.

Crie um espaço para um escritório em casa - ou uma área de mesa que seja totalmente para trabalho, no mínimo - ou considere mudar para um espaço de coworking. Você precisa de algum lugar para que, quando se sentar, esteja no modo de trabalho. A mistura de áreas onde você come e trabalha, dorme, trabalha ou brinca com as crianças e o trabalho leva a distrações. Isso é um importante fator de produtividade.

7. Aprenda realmente como usar software e ferramentas

Você é proficiente nas ferramentas que utiliza todos os dias ou sabe o suficiente para realizar o trabalho? Dedicar um pouco de tempo para aprender os detalhes de softwares e ferramentas que você usa todos os dias pode torná-lo muito mais eficiente.

Faça uma aula com um instrutor certificado em sua área ou invista algum tempo em um conjunto de tutoriais on-line para aproveitar ao máximo as ferramentas disponíveis. (Essa pequena parte da educação também ajudará a determinar se você está usando as melhores ferramentas para o trabalho.)

8. Organize seu espaço de trabalho

Limpe sua mesa. Jogue fora todos os recipientes para viagem e xícaras de café vazias. Pegue e lixe papéis de que não precisa mais.

Torne a última coisa que você faz todos os dias. Você limpará todo o produto de trabalho do dia da área de trabalho, fornecendo fechamento para tarefas completas e dando uma idéia de onde buscar novamente.

Você também entrará em um espaço limpo e organizado todos os dias. A falta de confusão ajuda as pessoas a se sentirem decididas e focadas nas tarefas em questão, não preocupadas com a bagunça à sua frente ou com os mistérios (ou prazos perdidos) empilhados em todo esse lixo.

9. Use a regra de email de 5 minutos

O email pode ser uma das partes mais impressionantes do seu dia. Isso nunca para de chegar. Se você sentir que sua caixa de entrada está fora de controle, tente este truque.

Reserve horários específicos do dia para verificar o e-mail - uma vez a cada hora ou duas horas, se puder.
Para e-mails que você pode concluir a tarefa e responder em 5 minutos, faça-o agora.
Para todos os outros emails, sinalize-os e salve-os em uma lista de tarefas de email mais tarde.

10. Invista em uma ótima cadeira

Uma ótima cadeira (ou tapete ou banquinho para todos que usam uma mesa em pé) pode mantê-lo confortável, realizando tarefas com facilidade.

Estudos mostraram que os funcionários que são confortáveis são mais produtivos. Se você está constantemente se mudando em uma cadeira desconfortável ou se esforçando para alcançar o teclado por causa de uma estação de trabalho que não possui ergonomia, é hora de renovar a mesa. Eis o porquê de funcionar: você não se distrai com coisas que o incomodam, oferecendo mais tempo para você se concentrar no trabalho.

11. Mantenha uma lista ... e cumpra-a

Líderes produtivos ao longo do tempo pregaram o valor de ter uma lista de tarefas. Mais importante do que uma lista de tarefas, no entanto, é uma lista realista de tarefas.

Crie tarefas e prazos atingíveis. Mantenha uma lista em papel que possa ver ou crie um diário com marcadores (o que pode aumentar a criatividade) ou use um aplicativo para acompanhar sua lista digitalmente. A chave para manter uma lista é criar algo que você realmente usará e verificará ao longo do dia.

Uma lista de verificação útil pode mantê-lo na tarefa e ajudá-lo a priorizar o que você deve focar a seguir, enquanto fornece uma idéia de quanto tempo você tem para dedicar a tarefas específicas.

12. Trabalhe em blocos de 90 minutos

Crie um ciclo de trabalho. Divida as tarefas em blocos de trabalho de 90 minutos com uma pausa de 10 a 15 minutos entre os blocos.

E use bem esses intervalos. Levante-se, ande por aí e limpe sua mente para que você possa iniciar cada novo bloco de trabalho atualizado e reenergizado.

13. Reserve um dia para as reuniões

Um dos maiores assassinos de produtividade são as reuniões. As pessoas estão atrasadas - não seja essa pessoa - o tópico sai do curso, ou não existe uma agenda real, e você pode ficar preso com uma quantidade incomum de tempo entre as reuniões que impedem que você faça qualquer coisa.

Escolha um dia por semana, ou a cada duas semanas, se puder, e organize as reuniões em um dia. Ter sessões consecutivas garantirá que você esteja dentro do prazo e do tópico e perderá menos tempo sabendo que esse dia é apenas para reuniões e os dias úteis restantes não serão sugados.

14. Stand Durante Reuniões

Enquanto você estiver pensando em maneiras de tornar as reuniões mais eficientes, não se sente. Reuniões permanentes incentivam a criatividade e ajudam os participantes a se concentrarem e chegarem ao ponto.

Marque as reuniões em um local central e peça aos participantes que deixem seus telefones para trás para tornar as conversas mais focadas e produtivas.

15. Defina metas diárias / mensais / anuais

Você deve sempre trabalhar com três níveis de objetivos em mente: diariamente, mensalmente e anualmente.

Para ser o seu eu mais produtivo, mantenha esses objetivos em mente enquanto trabalha. Você está fazendo coisas que contribuem para esses objetivos? Se não, então por que você está fazendo o que está fazendo?

Toda vez que você ficar nas redes sociais, pergunte-se como isso contribui para seus objetivos. Você ficará surpreso com a utilidade desse pequeno truque quando se trata de manter o foco.

16. Trabalho durante o horário de pico

Você é madrugador ou coruja da noite? Salvar tarefas ou trabalhos difíceis que precisam de muitas horas de cérebro para o horário de pico ajuda a fazer o trabalho com mais facilidade, porque você está trabalhando com seus ritmos naturais.

Às vezes, a parte mais difícil é descobrir exatamente o que essa hora do dia é para você e fazer com que o resto do mundo do trabalho coopere com seus horários de pico.

Depois de encontrar seu horário de pico, converse com seu chefe sobre como você pode usar esse tempo para sua vantagem. (Freelancers, ajuste seus horários de trabalho de acordo.)

17. Use fones de ouvido para entrar na zona

Se você deseja ouvir música enquanto trabalha ou não, o uso de fones de ouvido para ajudá-lo a entrar na zona serve como um sinal para outras pessoas de que você está trabalhando duro e elas devem deixá-lo em paz.

A sério. Você nem precisa ativar a sua música para obter um tempo de trabalho ininterrupto. (Apenas não conte a ninguém sobre o seu pequeno segredo.)

18. Desativar notificações durante o horário de trabalho

Use não perturbe os recursos em horários do dia opostos ao que você imagina. Use-os durante o horário de trabalho, e não à noite, para acalmar notificações que podem distrair o que você precisa fazer.

Configure vários períodos "escuros" ao longo do dia e permita que as notificações cheguem em um horário específico, ou apenas desative as notificações por completo e verifique apenas emails, mídias sociais e aplicativos com a intenção.

19. Execute tarefas difíceis cedo

Quando se trata de grandes trabalhos ou coisas que você particularmente não deseja fazer, não procrastine. Faça essas coisas primeiro.

Você sentirá uma grande sensação de realização se tirar tarefas desafiadoras do caminho mais cedo, abrindo caminho para manter esse impulso durante o dia.

Há um efeito colateral em executar tarefas difíceis também. Nada deixa um cliente mais feliz do que obter uma prova logo de manhã, enquanto também está fresco. Isso pode levar a um melhor feedback e fazer com que os clientes se sintam importantes por você ter trabalhado no projeto primeiro e não ter pressionado até o final do dia.

20. Farm It Out

Existem algumas coisas em que você é bom e outras em que você é ótimo. Possua esses trabalhos.

Mas, para todo o resto, para qualquer tarefa em que você não seja especialista, terceirize-a. Não perca tempo tentando ser bom em contabilidade, se você é um designer; contratar um CPA. Não gaste horas desenvolvendo um aplicativo se não for bom em criar telas pequenas; recrutar um desenvolvedor de aplicativos.

Não há vergonha em pedir ajuda. Você será mais produtivo se gastar tempo trabalhando em coisas que sabe fazer e fizer parte de seu conjunto de habilidades essenciais.

21. Deixe para trás grupos sem sentido

Corte laços com grupos, organizações profissionais e encontros de networking que não estão contribuindo para o seu sucesso geral.

Muitos grupos simplesmente rodam as rodas com missões soltas ou ineficazes. Um capítulo local de uma organização nacional não é útil se apenas seis de vocês comparecerem às reuniões e nunca fizerem nada além de ler uma agenda.

Economize seu tempo para grupos com significado e pessoas nas quais você especificamente deseja investir e trabalhar. Recupere algumas horas todos os meses cortando o peso morto da organização. (Use esse tempo para se esgueirar em um treino ou assumir um projeto de paixão que o energize.)

22. Invista em kits de interface do usuário e conjuntos de ícones

Quantas vezes você redesenhou ou baixou novamente um ícone do Facebook?

Espere, antes de passar uma hora adicionando-o nos dedos das mãos e dos pés, basta baixar um kit que você ama. Use-o sempre. Um conjunto simples de ícones padrão pode ser um salva-vidas.

O mesmo acontece com muitas outras ferramentas de interface do usuário padrão. Botões, setas, efeitos de foco - você não precisa reinventar a roda todas as vezes com tantas ótimas opções disponíveis.

23. Torne-se um especialista

É fácil percorrer as tarefas que você conhece bem com facilidade. Para designers e freelancers, isso é mais do que aprender software - aprenda um negócio ou setor.

Aprenda o idioma de um tipo de negócio e os trabalhos de design que você realiza no setor serão semelhantes em escopo e necessidades do cliente. Crie sites para consultórios médicos, academias ou veterinários. Concentre-se em um nicho e poderá antecipar as necessidades dos clientes, o que funciona e o que não funciona, além de considerações especiais nesse campo. (Os clientes adoram quando você pode planejar problemas antes que eles se tornem problemas.)

Você pode ser um especialista em várias áreas. É incrível a rapidez com que os projetos se reúnem para clientes que têm algumas semelhanças. (Esteja ciente das divulgações de contratos que podem proibir o trabalho com concorrentes.)

24. Automatize sempre que possível

Não há vergonha em automatizar o maior número possível de tarefas. E embora a automação não signifique que você possa negligenciar completamente essas tarefas, não é necessário monitorá-las tanto.

Use um software de faturamento que rastreie os pagamentos, adicione taxas atrasadas e reenvie faturas vencidas.
Programe postagens de mídia social ou crie um bot para responder perguntas comuns.
Crie agendas integradas para que todos estejam na mesma página.
Salve arquivos na nuvem para que os membros da equipe possam acessar arquivos de qualquer lugar. Adicione um backup automático para não precisar se preocupar em perder informações valiosas.
Crie documentos de perguntas frequentes para clientes com instruções de upload e download de arquivos, para que você não precise digitá-lo novamente todas as vezes.
Desenvolva um modelo de proposta / cronograma para cotações.

25. Aprenda a dizer não

Apenas diga não.

Você conhece uma tarefa ou ideia imprudente quando a ouve. Você conhece os projetos ou reuniões que apenas sugam o tempo do seu dia. Aprenda a recusar esses convites normalmente - e faça questão de fazê-lo.

26. Crie um sistema de arquivamento

Salve arquivos e pastas e camadas da mesma maneira em todos os projetos, sempre. Dessa forma, você sempre saberá onde estão as coisas e como encontrá-las rapidamente.

É muito fácil perder tempo procurando o que você fez com esse projeto porque você o salvou com um nome de arquivo ímpar ou em um local estranho.

Não sabe por onde começar com o depósito. Pense grande e depois restrinja:

Pastas por cliente e ano.
Pastas para elementos universais de estilo e design por cliente.
Pastas para cada projeto.
Pastas por prazo.
Arquive todo o material acabado em uma pasta “fechada” quando um projeto estiver concluído.

27. Promover o relacionamento com os clientes

Gerenciar expectativas, responder a solicitações com eficiência e se comunicar abertamente pode tornar os clientes mais felizes. Os clientes mais felizes passam menos tempo ligando, enviando e-mails e exigindo informações porque se sentem fora do circuito.

Quando você tem um relacionamento estável com um cliente, ele confia em deixar o projeto em suas mãos. Menos preocupação significa menos tempo gasto garantindo ao cliente que tudo está bem, dando a você mais tempo para fazer o trabalho real.

Ao mesmo tempo, use os clientes para ajudar a mantê-lo responsável se você tiver dificuldades em cumprir prazos ou atingir metas. Diga a eles quando esperam notícias suas e que atualização deve estar disponível naquele momento. (Isso pode ser um grande incentivo para que as coisas sejam feitas com eficiência e pontualidade.)

28. Estabelecer rotinas de trabalho e fluxos de trabalho

Quanto mais tempo você fizer a mesma coisa, melhor (e mais rápido), você estará na próxima vez que fizer.

Crie rotinas para as coisas que você não precisa pensar: como chegar ao trabalho, como e quando prepara seu café ou almoço, etc. Crie rotinas para os fluxos de trabalho, além de acelerar a eficiência.

De acordo com Lifehack, ter uma rotina mantém você focado, forçando-o a pensar em três coisas:

O que você quer.
Como conseguir isso.
Como adicionar essa atividade à sua agenda.

29. Durma um pouco mais

Embora a quantidade exata de sono necessária possa variar de acordo com o nível de pessoa e atividade, é um fato bem documentado que a maioria das pessoas não dorme o suficiente regularmente. Permite mais alguns minutos a cada noite.

E se você não conseguir encontrar mais tempo para dormir; tente melhorar a qualidade do tempo de sono.

Evite telas na hora de dormir. Desligue seu telefone, tablet e televisão.
Defina seu alarme para o tempo em que você precisa se levantar, não assuma que você apertará o botão de soneca por mais 30 minutos.
Estabeleça um horário de sono consistente, vá para a cama e levante-se na mesma hora todos os dias, mesmo em dias não úteis.

30. Recompense-se

Recompense-se por concluir tarefas, finalizar projetos ou atingir marcos. Até as menores recompensas, como caminhar à tarde, se você terminar tudo na lista de tarefas da manhã, podem incentivar a produtividade.

Assim como você tem diferentes níveis de objetivos, crie diferentes níveis de recompensas pessoais para que você esteja trabalhando e sendo produtivo porque deseja. Nada pode superar esse nível de satisfação pessoal e você sabe que apreciará a recompensa.